La revista utiliza distintas plantillas de correo electrónico para dirigirse a los miembros del proceso editorial y de publicaciones. Los correos electrónicos están todos dirigidos al receptor adecuado/as (por ejemplo, el editor de sección informa al corrector de que ya puede empezar la corrección de un envío). El gestor/a de la revista puede editar las versiones predeterminadas de estos correos electrónicos (disponibles en el apartado plantillas para mensajes de la página de administración de la revista). Asimismo, el usuario puede editar los correos electrónicos antes de enviarlos. El sistema inserta automáticamente en el mensaje información relevante y específica antes de presentárselo al usuario al que se le envía (por ejemplo, el título y el resumen del envío en cuestión o la fecha de entrega para la revisión). El correo electrónico también le facilita al destinatario/a las instrucciones para encontrar la ruta apropiada de la página web y así llevar a cabo la tarea que se les solicita.

OJS utiliza el correo electrónico para coordinar el funcionamiento del proceso editorial y de publicación. Todas las plantillas de mensajes tienen versiones predeterminadas que aparecen cada vez que se hace clic sobre el icono correspondiente. El gestor/a de proyectos puede editar en cualquier momento los mensajes predeterminados. Asimismo, el remitente puede editar el mensaje antes de enviarlo. Al hacer clic sobre el icono, el mensaje ya contendrá de manera automática la dirección del destinatario y la información pertinente que se necesita para la función editorial y de publicación. El remitente puede añadir comentarios, en el caso de que sea necesario. El remitente puede cambiar la dirección de correo electrónico del destinatario y de receptores adicionales, excepto en aquellos casos en los que implique el envío de contraseñas (por razones de seguridad). Tenga en cuenta que al corregir la dirección de un destinatarioo no se modifica la dirección de correo electrónico que se muestra en su página de perfil dentro del sistema. Para corregir la dirección de correo electrónico del destinatario de forma permanente en este sistema es necesario informar al gestor/a de la revista, quien de hecho cuenta con los permisos para realizar dichos cambios en el perfil de los usuarios.